Skanery vs RFID: Co naprawdę działa w zarządzaniu stanem magazynowym i środkami trwałymi?

Wprowadzenie

Inwentaryzacja to kluczowy, ale często czasochłonny proces. Czy nowoczesne technologie, takie jak RFID czy skanery, mogą go ułatwić? W tym artykule przyjrzymy się, jak technologie w inwentaryzacji pomagają w zarządzaniu magazynem i środkami trwałymi (także w biurach), choć niektóre, jak RFID, wciąż nie spełniają wszystkich oczekiwań. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wdrożyć je mądrze i uniknąć kosztownych pułapek!

1. Co to jest RFID i jak działa w inwentaryzacji?

Technologie w inwentaryzacji to narzędzia i systemy wspierające liczenie, śledzenie oraz zarządzanie aktywami. Obejmują one proste skanery kodów kreskowych i zaawansowane rozwiązania, takie jak RFID (Radio Frequency Identification). Ich zadaniem jest usprawnienie procesów, zmniejszenie błędów i zapewnienie kontroli nad stanami magazynowymi oraz środkami trwałymi, np. sprzętem biurowym.

RFID, czyli technologia identyfikacji radiowej, to system bezprzewodowej identyfikacji obiektów za pomocą fal radiowych. Składa się z trzech głównych elementów: czytnika RFID (z nadajnikiem i odbiornikiem fal radiowych), tagów RFID (małych chipów, krążków czy etykiet samoprzylepnych, zasilanych energią z fal czytnika) oraz anten, które umożliwiają komunikację między czytnikami a tagami. W magazynach RFID przyspiesza liczenie zapasów przez zdalne odczytywanie danych z tagów, a w biurach pomaga śledzić środki trwałe, takie jak komputery czy meble.

Choć technologia RFID znajduje zastosowanie w logistyce, punktach identyfikacji osób, systemach parkingowych czy zawodach sportowych, w inwentaryzacji środków trwałych ma ograniczenia. Z naszego doświadczenia wynika, że nie zawsze działa tak dobrze, jak obiecują producenci. Wysokie koszty wdrożenia, podatność na zakłócenia radiowe (np. w biurach pełnych sprzętu czy magazynach z metalowymi regałami) oraz omylność tagów sprawiają, że warto zachować ostrożność.

2. Dlaczego RFID i inne technologie warto rozważyć w inwentaryzacji?

Ręczna inwentaryzacja niesie ryzyko błędów i pochłania czas. Zgubione notatki czy pominięte pozycje to problemy w magazynach i biurach. Technologie w inwentaryzacji oferują rozwiązanie:

• Szybsze procesy dzięki automatyzacji.
• Mniej błędów poprzez redukcję pomyłek ludzkich.
• Lepsza kontrola dzięki danym w czasie rzeczywistym – od towarów w magazynie po sprzęt w biurze.

Przykładowo, skanery kodów kreskowych przyspieszają pracę o 30-40%, zarówno w magazynach, jak i przy inwentaryzacji biurowej. RFID obiecuje śledzenie środków trwałych bez ręcznego skanowania, ale z naszego doświadczenia jego wdrożenie – także w biurach – niesie wyzwania, takie jak wysokie koszty i zawodność.

3. Jak wdrożyć RFID w inwentaryzacji – krok po kroku?

Chcesz wprowadzić technologie do swojej firmy? Oto praktyczny plan ze szczególnym uwzględnieniem RFID:

• Określ potrzeby: czy problemem jest czas, błędy czy brak danych – w magazynie czy biurze?
• Rozważ RFID, ale z ostrożnością: technologia ta obiecuje automatyczne śledzenie zapasów i środków trwałych (np. biurowego sprzętu), ale w praktyce często przegrywa ze skanerami.
• Testuj na małą skalę: RFID może zawieść w środowiskach z metalem lub przy dużej liczbie przedmiotów, podczas gdy skanery pozostają niezawodne.
• Szkol zespół: RFID wymaga większej wiedzy technicznej niż proste skanery.
• Analizuj wyniki: porównaj efektywność RFID z tańszymi skanerami.

Dlaczego RFID może być gorsze od skanerów kodów kreskowych? Z naszego doświadczenia wynika, że jego zawodność – np. zakłócenia sygnału w biurach pełnych sprzętu czy magazynach z metalowymi regałami – oraz konieczność ręcznej weryfikacji omylnych tagów sprawiają, że często ustępuje prostocie i stabilności skanerów. Koszty wdrożenia dodatkowo zniechęcają.

‍

‍

4. Dlaczego RFID w inwentaryzacji może zawieść? Najczęstsze błędy i rozwiązania

RFID kusi wizją automatyzacji, ale łatwo popełnić błędy, które pokazują jego słabości w porównaniu do skanerów:

• Nadmierna wiara w automatykę. Tagi RFID często zawodają w środowiskach z metalem czy cieczami (np. w biurach ze sprzętem IT), a ich omylność wymaga ręcznej korekty skanerami – co niweluje przewagę nad tradycyjnymi metodami. Rozwiązanie: Testuj technologię w realnych warunkach, np. w biurach czy magazynach, aby ocenić jej skuteczność.
• Niedoszacowanie kosztów. Wdrożenie RFID w magazynach i biurach wymaga zakupu tagów, specjalnych czytników, anten i oprogramowania – to duże wydatki, zwłaszcza dla małych i średnich firm, w przeciwieństwie do tanich i gotowych do użycia skanerów. Rozwiązanie: Porównaj ROI obu technologii, uwzględniając ukryte koszty i serwis.
• Brak przygotowania na problemy techniczne. RFID jest podatny na zakłócenia radiowe, co prowadzi do błędów w ewidencji, szczególnie przy inwentaryzacji środków trwałych w biurach, gdzie sprzęt IT czy metalowe elementy mogą zakłócać sygnał. Skanery działają intuicyjnie i niezawodnie, nie wymagając skomplikowanej konfiguracji. Rozwiązanie: Wybierz prostsze narzędzie, jeśli priorytetem jest niezawodność.

Dodatkowo, technologia RFID nie spełnia wymagań Ustawy o Rachunkowości w zakresie spisu z natury środków trwałych. Tagi RFID potwierdzają obecność, ale nie weryfikują stanu środka trwałego, co uniemożliwia przeprowadzenie pełnego spisu z natury – koniecznego co 4 lata. W efekcie RFID pozwala jedynie na inwentaryzację metodą potwierdzenia, co ogranicza jego użyteczność w formalnych procesach. Z naszego doświadczenia RFID przegrywa ze skanerami w wielu przypadkach. Wysokie koszty, zawodność odczytu i brak zgodności z prawem sprawiają, że tradycyjne skanery często okazują się bardziej praktyczne – zarówno dla zapasów, jak i środków trwałych w biurach.

‍

‍